Rechnungsstellung und Dokumentation

Was gehört auf eine korrekte Rechnung? Lerne die deutschen Anforderungen kennen und erstelle professionelle Rechnungen für deine Online-Kunden.

9 min Anfänger Februar 2026

Rechnungsformular mit Stempel, Kalkulator und Kugelschreiber auf Schreibtisch während der Rechnungserstellung

Warum korrekte Rechnungen so wichtig sind

Eine Rechnung ist nicht einfach ein Stück Papier – sie’s ein rechtlich bindendes Dokument. Für dein E-Commerce-Geschäft ist’s essentiell, dass jede Rechnung alle deutschen Anforderungen erfüllt. Das klingt kompliziert, aber es’s eigentlich ganz straightforward, wenn du weißt, worauf du achten musst.

Ob du gerade erst anfängst oder schon mehrere Jahre Rechnungen schreibst – die Anforderungen sind streng und können sich ändern. Ein fehlerhafte Rechnung kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen und dein Geschäft erschweren. Das möchtest du vermeiden.

Geschäftsfrau am Schreibtisch, die eine Rechnung mit digitalem Rechnungsprogramm erstellt

Die 10 essentiellen Anforderungen

Das Finanzamt hat klare Vorgaben. Jede Rechnung muss folgende Informationen enthalten – keine Ausnahmen:

Dein Name und Anschrift – Vollständig und korrekt, wie du bei den Behörden angemeldet bist

Name und Anschrift des Kunden – So wie er sie angegeben hat, auch bei Privatpersonen

Deine Steuernummer oder USt-ID – Das ist zwingend erforderlich, wenn du Umsatzsteuer zahlst

Rechnungsnummer – Fortlaufend, eindeutig und nicht zu ändern

Rechnungsdatum – Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst oder den Service erbringst

Detailaufnahme eines ausgefüllten Rechnungsformulars mit allen notwendigen Feldern und Informationen

Die weiteren 5 kritischen Details

Zusätzlich zu den ersten fünf Punkten brauchst du noch diese wichtigen Informationen:

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum – Wann wurde der Service erbracht oder das Produkt versendet?

Menge und Beschreibung der Leistung – Sei konkret. Nicht einfach “Dienstleistung”, sondern “Webdesign-Paket für Startups”

Preis pro Einheit (Netto und Brutto) – Transparent und nachvollziehbar für deine Kunden

Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag – Separat aufgeführt. Standardsatz ist 19%, reduzierter Satz 7%

Gesamtbetrag (Brutto) – Der Betrag, den dein Kunde zahlen muss

Profi-Tipp: Du kannst deine Zahlungsbedingungen auch auf der Rechnung angeben. Das ist nicht verpflichtend, aber empfohlen. Schreib einfach “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen” oder ähnliches hin.

Nahaufnahme einer digital erstellten Rechnung mit Zahlungsinformationen und Umsatzsteuerberechnung

Dokumentation und Aufbewahrung

Rechnungen schreiben ist eine Sache – sie richtig aufzubewahren eine andere.

Du musst alle Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Das’s eine gesetzliche Verpflichtung. Wenn das Finanzamt irgendwann vorbeischaut, müssen deine Unterlagen verfügbar sein. Viele neue Online-Unternehmer unterschätzen das.

Die gute Nachricht? Du kannst digital archivieren. Du brauchst keine Schachteln mit Papier im Keller. Speichert deine Rechnungen als PDF und nutze eine Cloud-Lösung oder ein Rechnungsprogramm mit Archivierungsfunktion. Wichtig ist nur, dass die Dateien nicht verändert werden können.

Was du über die Aufbewahrung wissen musst:

Digitale Rechnungen sind genauso gültig wie Papirrechnungen
Die Dateien müssen lesbar bleiben (PDF-Format ist sicher)
Du brauchst eine chronologische Ordnung oder gutes Suchsystem
Änderungen müssen nachvollziehbar sein (nutze Versionsnummern oder separate Stornorechnungen)
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 1. Januar des Folgejahres

Organisierter digitaler Arbeitsplatz mit Cloud-Speicher-Schnittstelle für Rechnungsarchivierung

Praktische Lösungen für dein E-Commerce-Business

Du musst nicht alles manuell machen. Es gibt Tools, die dir helfen.

Rechnungsprogramme

Software wie sevdesk, Lexoffice oder Zoho speichert Kundendaten automatisch und erstellt Rechnungen mit allen erforderlichen Feldern. Das spart Zeit und reduziert Fehler massiv.

Cloud-Speicher

Google Drive, OneDrive oder Nextcloud sind perfekt für die langfristige Archivierung. Lade deine Rechnungen hoch und vergiss das Durcheinander mit USB-Sticks.

Shop-Integrationen

Shopify, WooCommerce oder andere Plattformen haben eingebaute Rechnungsfunktionen. Viele generieren automatisch Rechnungen beim Bestellabschluss.

Checklisten

Erstelle dir eine Checkliste mit allen 10 Anforderungen. Bevor du eine Rechnung verschickst, gehst du sie durch. Kostenlos und effektiv.

Zusammengefasst: So machst du es richtig

Rechnungsstellung und Dokumentation sind nicht kompliziert – sie erfordern nur Aufmerksamkeit. Denke daran: Deine Rechnungen sind nicht nur für Kunden, sondern auch für das Finanzamt. Nimm es ernst.

Alle 10 Anforderungen kennen und überprüfen

Ein Tool oder Programm nutzen (spart Zeit und Fehler)

Fortlaufende Rechnungsnummern verwenden

Digital archivieren (Cloud oder Rechnungssoftware)

10 Jahre aufbewahren (das’s das Gesetz)

Du bist neu in diesem Geschäft? Das’s völlig normal, dass das anfangs überwältigend wirkt. Aber sobald du ein System aufgebaut hast, wird’s zur Routine. In ein, zwei Wochen fragst du dich nicht mehr, wie es geht.

Geschäftsfrau mit organisiertem Schreibtisch und abgehefteten Rechnungsdokumenten, die ein Lächeln zeigt

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zur Rechnungsstellung in Deutschland. Die Anforderungen können je nach Geschäftsmodell, Branche und Kundengruppe variieren. Besondere Regelungen gelten für Kleinunternehmer, digitale Leistungen oder grenzüberschreitende Verkäufe. Bitte konsultiere einen Steuerberater oder Buchhalter für deine spezifische Situation, um sicherzustellen, dass deine Rechnungen den aktuellen Anforderungen entsprechen.